Il passaggio alla fatturazione elettronica è ancora una nebbia per molte aziende. Una situazione che ricorda l’introduzione del GDPR nel 2018. Tutti ne parlano e tutti hanno la sensazione di sapere tutto senza sapere davvero da dove cominciare. Mentre le grandi aziende hanno già familiarità con l’argomento, quelle più piccole hanno ancora bisogno di informazioni e supporto sull’argomento.

In effetti, questa riforma ha creato un nuovo vocabolario che le aziende devono adottare. Cosa fa un OD (Operatore di Dematerializzazione)? Cos’è una PDP (Partner Dematerialization Platform) e cosa abilita? Perché alcuni OD non sono anche PDP? Senza dimenticare i formati di fatturazione autorizzati dal Portale di Fatturazione Pubblica (PPF) (Factur-X, XML UBL o XML CII) e la loro successiva integrazione negli strumenti contabili dell’azienda. Questa nuova gestione delle fatture fornitori porta con sé una nuova ginnastica con cui le aziende, specie le più piccole, devono oramai fare i conti, altrimenti rischiano di sbagliare.

DocuWare, il OD di riferimento

Il ruolo dell’OD (Operatore di Dematerializzazione) è assunto da DocuWare, che offre un EDM completo con il quale è possibile organizzare, archiviare e distribuire tutti i documenti aziendali vincolanti. Tuttavia, è necessario un collegamento intermedio per la trasmissione delle fatture alla PPF, soprattutto nel caso di grandi volumi. E questo sarà fatto tramite un PDP. Non tutti gli OD sono quindi PDP. Ciò richiede sviluppi lunghi e costosi.

Perché PDP?

I PDP sono Fornitori di Dematerializzazione delle Fatture che soddisfano le specifiche create dal DGFIP e identificate nella Directory PPF. Garantiscono gli adempimenti fiscali e legali. In particolare, queste piattaforme hanno la capacità di connettersi punto-punto e di gestire formati aggiuntivi come EDIFACT. Sei responsabile dell’invio dei dati di fatturazione e di segnalazione elettronica previsti dal PPF. Contrariamente ai PDP, gli OD non hanno la possibilità di inviare una fattura direttamente al PPF.

Partner DocuWare con un PDP

Per questo motivo, DocuWare ha deciso di collaborare con lo specialista in questo campo, TX2 CONCEPT, per consentire alle grandi aziende di conformarsi alla normativa. Sono infatti i primi ad affrontare la questione in trasmissione e ricezione da luglio 2024. Grazie a questa partnership, DocuWare consente ai propri clienti, a seconda del volume e del formato delle fatture:

• TX2 CONCEPT (PDP) per archiviare le fatture sul PPF e/o inviarle al destinatario nel formato concordato.
• Per utilizzare il connettore, utilizzare DocuWare Connector per archiviare le fatture direttamente nel PPF.

Mentre le piccole strutture dovrebbero logicamente optare per la seconda soluzione, quelle più grandi sono interessate ad optare per la prima per le loro esigenze. Ancora di più se utilizzi già il formato EDIFACT. “Abbiamo anche formato i nostri integratori in modo che sappiano in quale caso è meglio optare per la prima o la seconda soluzione”, specifica Olivier Rajzman, direttore vendite di DocuWare Francia e Benelux.

TX2 CONCEPT, uno specialista EDI

TX2 CONCEPT è una PMI francese con sede a Orléans e si presenta come il fornitore di servizi EDI per eccellenza. Le soluzioni EDI di TX2 CONCEPT sono utilizzate quotidianamente da più di 2.000 aziende in più di 40 paesi, in particolare nei settori automotive e retail. La piattaforma di gestione delle fatture elettroniche TX2 Cloud consente anche l’elaborazione automatizzata delle fatture e può gestire tutti i tipi di formati: EDI (standard EDIFACT, X12, TRADACOM, ecc.), Factur-X, PDF, XML, ecc. È inoltre certificata da GS1 France .

Interoperabilità internazionale

TX2 CONCEPT è inoltre in grado di soddisfare i vincoli legali di ogni paese, in particolare dell’Italia, e le sue soluzioni rimangono interoperabili con molte piattaforme e con le reti di interoperabilità. “Svilupperemo prima il connettore per la piattaforma DocuWare e poi ci avvicineremo alle aziende che vogliono essere accompagnate da esperti in EDI e dematerializzazione quando la riforma entrerà in vigore”, sottolinea Antoine Hottin, direttore delle operazioni di TX2 CONCEPT. Dopo questo lavoro di sviluppo iniziale, lavoreremo sulla formazione dei partner DocuWare per questa nuova offerta”.

Un GED per tutti i documenti aziendali

Tuttavia, la gestione della fattura elettronica è solo uno dei tanti gateway per l’introduzione di un GED. La soluzione DocuWare consente di centralizzare, gestire e automatizzare la gestione di molti altri documenti e dati aziendali, inclusi documenti HR, documentazione di qualità, documenti tecnici, contrattuali, legali e altri. DocuWare si rivolge alle PMI con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 500 ed è una soluzione interfunzionale che velocizza i cicli di convalida grazie a flussi di lavoro configurabili.

Due nuove certificazioni per DocuWare

L’editore ha recentemente ottenuto le certificazioni NF 552 (a dimostrazione della conformità della soluzione al GDPR per quanto riguarda il trattamento dei dati personali e la loro libera circolazione) e NF 203 per la cassaforte digitale (che garantisce agli utenti progettazione, corretto funzionamento, installazione, facilità d’uso, conformità e affidabilità della soluzione nel tempo).

La fattura elettronica, parliamone!

DocuWare e TX2 CONCEPT saranno presenti come espositori durante l’Electronic Invoice Day il 14 marzo a Parigi (Palais Brongniart), organizzato dalla FNFE MPE, poi a Documentation il 21, 22 e 23 marzo. Per l’occasione, il 22 marzo alle ore 11, l’editore parteciperà a uno speciale workshop dedicato alla fattura elettronica 2024 per presentare la sua offerta PDP e il suo connettore Chorus Pro.